Privacy Policy

Arte Mortiferum (VZW) (Enterprise no: BE 0768.932.856) respects your privacy and processes your personal data transparently in accordance with the GDPR and the Belgian Data Protection Act.

1. Data We Collect & Why

We only collect data necessary for our HEMA activities:

  • Membership & Administration: Name, contact details, birth date, attendance. Legal basis: Contract.
  • Payments: Bank details for dues and events. Legal basis: Contract / Legal obligation.
  • Health & Emergency: Emergency contacts and relevant injuries/allergies. Legal basis: Explicit consent / Vital interests.
  • Communication: Club updates and newsletters. Legal basis: Legitimate interest (club updates) / Consent (marketing).
  • Website: IP addresses and form submissions. Legal basis: Legitimate interest.

2. Photos and Video

We take photos/videos during events. For targeted (identifiable) images, we ask for your explicit prior consent. For minors under 14, parents/guardians must consent; for minors 14 and over, both the minor and parents must consent. You can withdraw this consent at any time. Non-targeted (group/background) shots are processed under legitimate interest.

3. Sharing & Transfers

We never sell your data. We only share it on a strictly need-to-know basis with:

  • HEMA federations and event organizers (for registration).
  • Insurers (for accident coverage).
  • Trusted service providers (hosting, email, payment processors).

We ensure your data stays within the European Economic Area (EEA) or is protected by EU Standard Contractual Clauses.

4. Retention & Security

We implement strict technical measures to secure your data. We keep membership data for [X] years after you leave the club. Financial records are kept for 7 years to meet Belgian accounting laws. Health data is deleted as soon as it is no longer relevant.

5. Cookies

Our website uses strictly necessary cookies to function. We only use other cookies (e.g., analytics) if you give us consent via our cookie banner. You can manage your preferences at any time.

6. Your Rights

Under the GDPR, you have the right to access, rectify, erase, restrict, or port your personal data, and to object to its processing. You can withdraw any given consent at any time.

  • To exercise your rights: Contact us via our contact page.
  • To lodge a complaint: You may contact the Belgian Data Protection Authority (GBA/APD) at contact@apd-gba.be.

Privacybeleid

Arte Mortiferum (VZW) (Ondernemingsnummer: BE 0768.932.856) respecteert uw privacy en verwerkt uw persoonsgegevens transparant in overeenstemming met de AVG (GDPR) en de Belgische privacywetgeving.

1. Welke gegevens we verzamelen & waarom

We verzamelen enkel de gegevens die nodig zijn voor onze HEMA-activiteiten:

  • Lidmaatschap & Administratie: Naam, contactgegevens, geboortedatum, aanwezigheid. Grondslag: Overeenkomst.
  • Betalingen: Bankgegevens voor lidgeld en evenementen. Grondslag: Overeenkomst / Wettelijke plicht.
  • Gezondheid & Noodgevallen: Noodcontacten en relevante blessures/allergieën. Grondslag: Uitdrukkelijke toestemming / Vitale belangen.
  • Communicatie: Clubupdates en nieuwsbrieven. Grondslag: Gerechtvaardigd belang (updates) / Toestemming (marketing).
  • Website: IP-adressen en ingevulde formulieren. Grondslag: Gerechtvaardigd belang.

2. Foto’s en Video’s

Tijdens evenementen maken we beeldmateriaal. Voor gerichte (herkenbare) beelden vragen wij vooraf uw uitdrukkelijke toestemming. Voor jongeren onder de 14 jaar moeten de ouders/voogd toestemmen; vanaf 14 jaar is toestemming van zowel de minderjarige als de ouders vereist. U kunt deze toestemming op elk moment intrekken. Sfeerbeelden (ongeviseerde beelden) worden verwerkt op basis van gerechtvaardigd belang.

3. Delen & Internationale doorgifte

Wij verkopen uw gegevens nooit. We delen ze enkel wanneer strikt noodzakelijk met:

  • HEMA-federaties en organisatoren van evenementen (voor inschrijvingen).
  • Verzekeraars (voor ongevallendekking).
  • Betrouwbare dienstverleners (hosting, e-mail, betalingsverwerkers).

We zorgen ervoor dat uw gegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER) blijven of beschermd zijn via EU-standaardcontractbepalingen (SCC’s).

4. Bewaartermijnen & Beveiliging

We nemen strikte technische maatregelen om uw gegevens te beveiligen. Lidmaatschapsgegevens bewaren we tot [X] jaar na uw uitschrijving. Financiële documenten bewaren we 7 jaar (Belgische boekhoudwetgeving). Gezondheidsgegevens worden verwijderd zodra deze niet meer relevant zijn.

5. Cookies

Onze website gebruikt strikt noodzakelijke cookies om te functioneren. Andere cookies (zoals analytics) gebruiken we alleen als u daar toestemming voor geeft via onze cookiebanner. U kunt uw voorkeuren altijd aanpassen.

6. Uw Rechten

Onder de AVG heeft u recht op inzage, rectificatie, wissing, beperking of overdraagbaarheid van uw gegevens, evenals het recht op bezwaar. U kunt een gegeven toestemming op elk moment intrekken.

  • Om uw rechten uit te oefenen: Neem contact op via onze contact pagina.
  • Om een klacht in te dienen: U kunt terecht bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) via contact@apd-gba.be.